Организация своего дня по методам самых продуктивных людей

Многие наши читатели не могут составить себе такой распорядок дня, который позволил бы выполнить массу всевозможных задач. Мы желаем помочь таким людям. Для этого мы предоставим несколько простых и полезных советов, подготовленных людьми, которых можно считать гениями продуктивности.

Система Стивена Кови

Если бы вы являлись постоянным читателем журнала Time, то знали бы Стивена Кови. Этот человек является экспертом и коучем в области менеджмента — его методики популярны во многих странах мира. Если в Time рассказывают о бизнес-литературе, то обязательно упоминают о книге этого человека. Она называется «Семь навыков высокоэффективных людей». Именно в ней рассказывается о том, как стать успешным. Если говорить кратко, то для этого нужно не лениться и постоянно совершенствоваться. И в первую очередь нужно делать то, что нужно делать именно в первую очередь. Примерно так вёл себя Дэвид Эйзенхауэр, бывший 34-ым президентом США. Он делил задачи на четыре группы:

1. Срочные и важные — сперва нужно выполнять именно такие дела;

2. Несрочные, но важные — такими делами следует заниматься в тот момент, когда нет срочных задач;

3. Срочные неважные — в эту группу входят оставшиеся дела, которыми нужно побыстрее заняться, но при этом их можно поручить кому-то другому;

4. Несрочные и неважные — такие дела можно либо вычеркнуть из своего списка, либо переручить их выполнение третьим лицам.

Словом, вам нужно вести список задач, выставляя им тот или иной приоритет. Это можно делать либо в бумажном ежедневнике, либо в мобильном приложении. Впрочем, об этом мы поговорим ближе к окончанию этого материала.

Как пишет Кови в своей книге, успешный человек быстро решает задачи из первой и третьей категорий — у них не уходит на это много времени, так как этот процесс осуществляется в самое продуктивное время суток — утром. Что касается четвертой категории, то её содержимым лучше пожертвовать. Ну а 60-80% сил и времени уходят на дела, относящиеся ко второй категории.

Система Бенджамина Франклина

Свой метод организации дня использовал и один из основателей США — Бенджамин Франклин. Сейчас именно его портрет красуется на 100-долларовой купюре. Отчасти благодаря фразе «Время — деньги», которая стала крылатой. А ещё именно он заявил, что не стоит откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Словом, вы понимаете, что время имело для Бенджамина Франклина очень важное значение. Он даже разработал особую систему выполнения задач, которой затем стал пользоваться в течение всей оставшейся жизни. В будущем она получила название «Пирамида Франклина». Или «Пирамида продуктивности».

В этом методе тоже упоминаются всяческие цели. И чем эта цель крупнее, тем больше места на бумаге она занимает. В результате всё движется от основания, состоящего из жизненных ценностей, до плана на день. Вот полный перечень целей:

1. План на день;

2. Краткосрочный план;

3. План на год или даже несколько лет;

4. Генеральный план достижения серьезной цели;

5. Глобальная цель;

6. Главные жизненные ценности.

Вас, конечно, должно интересовать основание этой пирамиды. Что Франкин подразумевал под главными жизненными ценностями? Он имел в виду 13 добродетелей, которые должны быть в жизни любого человека. Или к которым хотя бы необходимо стремиться. Это молчаливость, воздержанность, решительность, бережливость, любовь к порядку, трудолюбие, справедливость, спокойствие, кротость, целомудрие, искренность, умеренность и чистоплотность. И это не значит, что вы должны просто записать данные принципы жизни в ежедневник, после чего даже не вспоминать о них! Бенджамин Франклин предлагает каждый день фокусироваться на какой-то конкретной добродетели. Ну а вечером нужно отмечать промахи, допущенные на пути к совершенству. В будущем нужно стараться их не повторять.

На следующей ступени вышеназванной пирамиды находится глобальная цель. Здесь всё достаточно просто. Если вы, например, учитесь на железнодорожника, то одной из ваших глобальных целей будет становление успешным машинистом, которому доверяют пассажирские поезда на каком-нибудь значимом направлении. Обязательно запишите одну или несколько таких целей куда-нибудь на первую страницу ежедневника или в используемое вами приложение, служащее для планирования времени. От этой цели будут зависеть более мелкие задачи, решение которых способствует её достижению.

Наконец, в верхних частях пирамиды располагаются планы, которые служат либо для достижения основной цели, либо для решения задач, поставленных на несколько ближайших лет. Ну а заканчивают пирамиду планы на неделю и текущий день.

Чтобы жить по системе Бенджамина Франклина, придётся потрудиться. Рекомендуем вам расписать всё задачи в каком-нибудь блокноте, который всегда будет на виду. Дополнительно свои цели можно внести в приложение «Календарь». Или в какое-нибудь из тех, которые предназначены для удобного планирования времени.

Система Глеба Архангельского

Кто такой Глеб Архангельский? Это основатель одноименной компании. Этот человек тоже знает всё о тайм-менеджменте. При этом он старается излагать принципы уже существующих систем простым и понятным языком, ещё и адаптируя их к нашим реалиям. Им написаны бизнес-книги «Тайм-Драйв», «Формула времени» и несколько других.

Наиболее популярной является первая названная книга. Именно она показывает, насколько важны планирование, мотивация и целеполагание. А ещё в ней описываются несколько хороших приёмов для борьбы с прокрастинацией. Давайте рассмотрим некоторые из них:

1. Метод «Якоря» подразумевает использование материальных привязок, которые будут соответствовать тем или иным эмоциональным состояниям. Они необходимы для того, чтобы настроиться на успешное решение задачи. Чаще всего люди используют в качестве привязок какую-нибудь музыку. Например, заниматься ремонтом можно под Evanescence. Нужно написать приличный объем текста? Включаем классическую музыку или шум природы. Постепенно это будет значительно облегчать решение любой задачи, так как вы будете готовы к этому психологически.

2. Метод «Лягушки» применяется для скучных занятий, постоянно откладывающихся на следующий день. Если у вас накоплено уже множество таких задач, то это создает ненужное нервное напряжение. Поэтому Глеб советует каждое утро начинать с самого скучного и неинтересного дела. Когда вы с ним справитесь, дальше пойдёт веселее, вы, опять же, подхватите нужную психологическую волну.

3. Метод «Бифштекс из слона» напоминает о том, что чем крупнее и сложнее задача, тем меньше хочется приступать к её выполнению. Вас может пугать её масштабность. Иногда ты не понимаешь, а с чего именно следует начать. Но на самом деле всё просто. Разбейте задачу на подзадачи. Они будут значительно меньше и скоротечнее. Грядущее дело сразу перестанет пугать.

Глеб Архангельский регулярно пишет и об отдыхе. Он напоминает, что ни один человек не может проводить в той или иной работе целые дни напролет. Нужно время от времени отдыхать. И нужно уметь отдыхать — этот процесс тоже может быть продуктивным. Впрочем, это уже совсем другая история.

Система Тима Ферриса

Если продолжать разговор о гуру продуктивности, то нельзя не вспомнить о Тиме Феррисе. Его книги читают миллионы людей, такое же число человек посетило публичные выступления. Самой популярной книгой Ферриса является «Работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе». В ней рассказывается о методе решения задач, основанном всего на двух китах:

1. Нужно взять за основу закон Парето. Он подразумевает, что 20% усилий дают практически 80% результата. Остальные же усилия направлены на достижения всего 20% результата. Стало быть, нужно сосредоточиться на деятельности, являющейся самой важной.

2. Также необходимо ориентироваться на закон Паркинсона. Он говорит о том, что работа должна заполнять всё отпущенное на неё время. Это означает, что и отводить на неё нужно ровно столько времени, сколько требуется для её выполнения.

3. Ни в коем случае не увеличивайте продолжительность рабочего дня! Не бойтесь того, что вы не выполните какую-то задачу! Гуру продуктивности рекомендует даже сокращать время своей работы, чтобы не отлынивать от неё на десятки минут. О второстепенных задачах при такой методике вообще лучше забыть: их следует делегировать другим людям.

4. Чаще всего поклонники подхода Феррисса работают по системе «1-3-5». Это значит, что в список дел на день заносятся одно важное дело, три менее срочных и пять совсем мелких. Такой метод позволяет избежать аврала — это основное его достоинство.

Феррисс, как и многие другие гении продуктивности, не приемлет одновременное выполнение нескольких дел. Он напоминает о том, что в этом случае будет происходить расфокусировка внимания, которая увеличит время, необходимое для выполнения работы. Именно поэтому он рекомендует разбивать задачи по их срочности. Во второй половине дня нужно заниматься мелкими делами, в этом случае вы точно справитесь. Также рекомендуется не тратить время на чтение почты, мессенджеров и социальных сетей — обычно это никак не приближает вас к цели, создавая ложное чувство занятости.

Данный метод не подразумевает использование какого-то приложения со списком задач. Следующие ему люди строят планы рано утром, предпочитая не думать о следующих днях. Их самый страшный враг — лень. В первые дни нужно буквально заставлять себя составлять такой план. Также поначалу не помешает помощь второго человека, который будет контролировать выполнения вами всех задач.

Система Франческо Чирилло

Именно Франческо Чирилло разработал метод тайм-менеджмента Pomodoro. Помог ему в этом деле… Кухонный таймер!

Будучи юношей, Франческо постоянно опаздывал, а также не мог сосредоточиться на учебе. Его постоянно что-то отвлекало. Но однажды он понял, что ему может помочь простой кухонный таймер. Его корпус был выполнен в виде помидора, именно благодаря этому метод получил своё название. Его суть — проста. Вам нужно отводить на выполнение какой-либо задачи 25 минут. После этого следуют 5 минут отдыха. Затем вы возвращаетесь к своему делу на те же 25 минут. И так должно продолжаться до тех пор, пока вы не выполните все задачи, поставленные на текущий день.

Такие 30-минутные отрезки называются «помидорками». Постепенно вы начнете соревноваться с самим собой по их количеству, осиленному за день. В результате ваша продуктивность заметно возрастет. Только не тратьте отведённое таймером время на придумывание задачи! Список дел лучше составить заранее. Это можно сделать утром или перед сном. В этом вам помогут специальные приложения, о которых будет рассказано чуть ниже.

Вы можете засекать 25-минутные и 5-минутные отрезки с помощью обычной программы «Таймер», имеющейся на любом смартфоне. Однако мы рекомендуем установить отдельное приложение, которое значительно ускорит процесс. Более того, во многих таких программах ещё и автоматический подсчет выполненных «помидорок» ведётся!

На Windows существует несколько приложений такого рода. Мы советуем рассмотреть варианты установки TeamViz, Keep Focused и Tomighty.

Обладатели iPhone и iPad должны обратить внимание на Flat Tomato и Tadam. Также существуют отдельные версии этих программ для Mac OS X.

Ну а для смартфонов и планшетов на базе Android разработаны Clockwork Tomato и другие приложения такого рода.

А ещё вы можете найти на AliExpress подобные таймеры в виде отдельных устройств! Так как вы потратите деньги, у вас будет ещё больше стимула применять данную стратегию.

Использование приложения или ежедневника

Если вам по душе метод, придуманный ещё 34-ым президентом США, рекомендуем вам установить приложение Eisenhower или MyEffectiveness. Первое предназначено для iOS-устройств, тогда как вторым могут воспользоваться обладатели смартфонов, функционирующих под управлением Android. Мы советуем 40% времени отводить важным срочным делам, а оставшиеся 60% — важным, но не являющимся срочными.

Упомянутый нами Глеб Архангельский рекомендует использовать сервисы со списком задач. Раньше мы бы порекомендовали Evernote, но сейчас это приложение окажется слишком дорогим, особенно если вы захотите установить его сразу на несколько задач. Лучше для этой цели использовать Notion. Этот сервис тоже потребует денежных вложений, но только спустя некоторое время — когда число задач превысит определенную отметку. Пожалуй, это самая функциональная программа такого рода, которая ещё и на нескольких платформах существует. Но у неё есть серьезный недостаток, заключающийся в англоязычном интерфейсе.

Если вам не нужно обилие всевозможных функций, то мы порекомендуем пару мобильных приложений. Первое — это Todoist. Здесь составляется список задач, которым можно выставлять тот или иной приоритет. Задача может быть поставлена на определенный день, либо она будет появляться по определенному графику — например, раз в три недели. Также здесь имеются подробные отчеты, показывающие, делами какого типа вы занимались чаще всего.

Второе рекомендуемое нами приложение — это Jiffy. Оно служит не для планирования, а для учета времени, потраченного на выполнение разных задач. Как только вы приступаете к какому-то делу, то вносите его в список и нажимаете на кнопку «Старт». Когда закончили, нужно нажать кнопку «Стоп». В дальнейшем же вы можете посмотреть отчет, в котором рассказывается о потраченном вами времени за день, неделю, месяц и даже год. Такая программа, опять же, полезна для самоконтроля: если уж вы запустили таймер, то вряд ли будете без повода прерываться. К слову, в приложении есть синхронизация с облачным хранилищем. Поэтому при покупке нового смартфона вы точно не потеряете всю свою статистику.

А ещё вы можете использовать ежедневник. А почему нет? В него удобно вносить список дел, нужна лишь шариковая ручка. Но если ваша работа связана с поездками по городу, то это, конечно, не лучший вариант.

Заключение

Если вы воспользуетесь нашими советами, то станете заметно более продуктивными. Это значит, что вы будете выполнять за день большее число дел, чем обычно. Можно не сомневаться, что больше всего этому обрадуются ваши близкие. Но написанный нами материал окажется совершенно бесполезным, если вы будете лениться.